Das Change Management ist ein effektives Verfahren, mit dem sich Organisationen nachhaltig verändern können. Dieses Vorhaben hat zur Folge, dass interne Abläufe und Hierarchien neu strukturiert und gegebenenfalls ersetzt werden. Die Herausforderung für ein erfolgversprechendes Change Management besteht daher darin, alle Verantwortlichen an diesem Prozess zu beteiligen.
Unternehmen, staatliche und soziale Einrichtungen müssen sich in regelmäßigen Abständen fragen, welche Ziele sie erreichen möchten. Struktur und Kommunikation innerhalb der Organisation, die Verfahrensabläufe, aber auch die Kundenzufriedenheit und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden stehen dabei im Fokus der Analyse.
Change Management lässt sich etwa so definieren: Es meint die Umsetzung bestimmter Maßnahmen, um einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen von einem Ist-Zustand in einen definierten Zielzustand zu entwickeln. Dabei geht es nicht nur um die Veränderung von Abläufen in Organisationen, sondern auch um das Erreichen neuer Ziele wie etwa eine mögliche Neuausrichtung auf dem Markt.
Das drei Stufen Modell von Kurt Lewin
Der Psychologe Kurt Lewin hat sich mit Veränderungen in Organisationen in den 1940er Jahren beschäftigt und dabei drei Phasen der Veränderung beschrieben:
1. Die Auftauphase: Oft stimmen die Erwartungen und Ziele der Mitarbeitenden und der Führungsebene nicht mit den realen Bedingungen überein. Ziel der ersten Phase ist es, die für eine Veränderung notwendigen Kräfte zu stärken und sie für diese zu sensibilisieren. In Unternehmen ist damit nicht nur die Führungsebene gemeint, sondern auch die Abteilungen oder Beschäftigten mit besonderen Aufgaben, beispielsweise der Öffentlichkeitsarbeit.
2. Moving- oder Veränderungsphase: Hier geht es um die Generierung neuer Verhaltensmuster. Die Mitarbeitenden probieren neue Produktions- und Arbeitsabläufe aus. Wichtig ist auch, ob beispielsweise die interne Kommunikation und der Kontakt zum Kunden umzugestalten ist. In dieser Phase geht es bewusst darum, neue Abläufe zu testen und gegebenenfalls zu modifizieren.
3. Die Einfrierphase: Alle Beteiligten integrieren bewährte Veränderungen in den Tagesablauf und festigen sie.
Das von Lewin vorgeschlagene Modell ist bewusst einfach gehalten und damit auf viele verschiedene Organisationsstrukturen anwendbar. Für große Unternehmen eignen sich mehrstufige Verfahren, die eine regelmäßige Evaluation zulassen.
Change Management in acht Stufen
John P. Kutter entwickelte ein Change Management Modell mit den folgenden Grundgedanken:
1. Gefühl der Dringlichkeit: Alle Verantwortlichen sind sich darüber klar, dass sich etwas verändern muss.
2. Führungspersonen aussuchen: Ein kleines Team findet sich zusammen, das den Veränderungsprozess leitet.
3. Zielvorstellungen formulieren: Das Team erarbeitet eine Strategie für die Zukunft. Darin steht, wie sich die Organisation während des Prozesses verändern wird. Wichtig ist, dass die ausgearbeiteten Thesen positiv und motivierend formuliert sind.
4. Für Verständnis und Akzeptanz werben: Der Veränderungsprozess muss von allen Beteiligten getragen werden. Deshalb ist es wichtig, über das Vorhaben aufzuklären und zu einem Dialog über die bevorstehenden Veränderungen einzuladen.
5. Handlungsräume schaffen: Alle Beteiligten sollten mit ihren Kompetenzen an dem Prozess beteiligt sein.
6. Kurzfristige Erfolge: Kleine Erfolge und Leistungsverbesserungen müssen für alle Beteiligten sichtbar sein. So lässt sich die Motivation der Mitarbeitenden steigern.
7. Ziele und Erfolge im Auge behalten: Wenn Veränderungen auf sich warten lassen, ist es wichtig, an den festgelegten Zielen festzuhalten. Auch kleine Erfolge sollten Sie Ihrem Team deutlich machen und entsprechend würdigen.
8. Festigung der erreichten Ziele in der Unternehmenskultur: Die erfolgten Veränderungen müssen nachhaltig sein. Alte Verfahren und Traditionen verschwinden vielleicht und machen den neuen Strukturen dauerhaft Platz.
Oft tragen nicht alle Beteiligten die Veränderungen mit. Daher ist es wichtig, die Ausmaße der Umstrukturierung bewusst zu gestalten. Denn Change Management meint nicht, dass Sie alle Prozesse in einer Organisation komplett neu ordnen. Häufig sind es kleine Veränderungen, mit denen sich Abläufe im Unternehmen optimieren lassen. So können Sie viel erreichen und Ihre Mitarbeitenden mitnehmen.